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Dicas e truques facilitam uso do Word - 08/06/2008
Tem espaço demais: Para tirar espaços em branco em texto colados do e-mail, use o recurso AutoFormatação: No menu Formatar, clique em AutoFormatar e dê OK.
Eliminar formatos: Você recebe um documento e ele está cheio CTRL + T e, em seguida, CTRL + SHIFT + B. No Word XP, vá à caixa de estilos da barra de ferramentas Padrão e clique na alternativa "Limpar Formatação".
Copiar sem formatação: Muitas vezes, quando copiamos e colamos um texto, principalmente da Internet, ele vem acompanhado de caracteres estranhos ou formatação esquisita. Como fazer para ter só o texto? Selecione o texto a ser copiado e pressione CTRL + C para copiá-lo. Abra o Word e posicione o cursor no ponto onde será colado o texto copiado. Clique no menu Editar e depois em Colar especial. No campo "Como", selecione a opção "Texto não formatado" e depois clique em OK.
Com a cara do original: Você perde o seu precioso tempo formatando seu documento, escolhendo layout e fontes especiais, daí o envia para o seu chefe pensando que vai impressioná-lo. Só que quando ele abre o documento, nada daquele visual caprichado aparece. O que fazer? Salvar o documento de modo a incorporar nele todas as características originais desejadas. No menu "Arquivo", clique em "Salvar Como" e, na caixa de diálogo, no botão-menu Ferramentas, clique em Opções Gerais (Opções de Salvar, no Word XP). Nas opções que aparecem, marque a caixa "Incorporar Fontes TrueType".
Ganhe tempo na edição: Para selecionar uma frase inteira, aperte a tecla CTRL enquanto clica com o mouse em qualquer ponto da frase. Para selecionar uma palavra, dê um duplo clique de mouse sobre ela. Para passar rapidamente de um documento para outro, pressione CTRL + F6. Para selecionar um parágrafo inteiro, dê um clique triplo em qualquer ponto do parágrafo.
Tranferir objetos: Esta dica do "Guia Info Word" é bastante útil para quem trabalha com edição de textos. "O Word 2000 oferece um recurso para mover de uma só vez múltiplos itens espalhados num documento. Admita que você tem um texto de cinco parágrafos. Ao revisar o que escreveu, você decide que os parágrafos 1 e 3, nessa ordem, devem ser transferidos para o final do texto. Selecione o parágrafo 1 e pressione CRTL + F3. Esse recurso vale para texto e também para outros objetos no documento, como imagens e desenhos".
MAIÚSCULAS e minúsculas: Para transformar as letras de uma palavra em maísculas ou minúsculas, selecione a palavra ou frase desejada e tecle Shift + F3 para alternar entre tudo maiúsculo, tudo minúsculo e só iniciais maiúsculas.
Salvar tudo: Você tem vários documentos abertos e quer salvar e fechar tudo de uma vez? Então, pressione a tecla SHIFT enquanto clica no menu Arquivo e depois em "Salvar tudo". Para fechar tudo, repita a operação e escolha "Fechar tudo".
Reduzir para caber: Quando redigimos uma carta, um relatório ou outro documento é comum acontecer de algumas poucas linhas correrem para a segunda página. Além do desperdício de papel, não é muito elegante um documento com uma página praticamente em branco. Em vez de perder tempo testando outras fontes ou tamanhos, deixe que o próprio Word resolva o problema. Basta acionar a opção Arquivo/Visualizar Impressão e clicar no botão "Reduzir para Caber"
Copiar num piscar de olhos: Para copiar um texto inteiro dentro de outro não é preciso abrir o documento desejado, selecioná-lo e depois copiá-lo para o outro documento. Você pode fazer isso, claro, se tiver tempo. Mas um modo de fazer isso rapidamente é usando o recurso "Inserir arquivo". Posicione o cursor no ponto do texto onde você deseja inserir o arquivo. No menu Inserir, escolha Arquivo e localize e selecione o documento desejado. Clique em OK.
Arquivo corrompido: Embora seja incomum, pode acontecer de o modelo Normal.dot, em que estão gravadas as configurações-padrão do Word, ser corrompido. Caso isso aconteça, é bem simples consertar o problema. Localize o arquivo (use o Iniciar-Localizar do Windows) e o renomeie para Normal.old. Agora, ao abrir o Word novamente, ele irá criar um novo Normal.dot. Claro que todas as suas configurações (fonte, parágrafo, idioma etc) serão perdidas.
Veja a seguir algumas dicas para minimizar a ação da Auto-correção:
Comandos extras: As versões mais novas do Word marcam em vermelho as palavras que o programa considera erros de ortografia (caso seu Word não faça isso, acione a entrada "Opções" do menu "Ferramentas", vá para a aba "Ortografia e gramática" e marque a caixa "Verificar ortografia ao digitar"). Caso os sublinhados incomodem, é possível eliminá-los imediatamente. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre a palavra sublinhada para abrir um menu de contexto. No topo aparecem as "sugestões de ortografia", palavras com grafia correta que o Word oferece. O segundo grupo deve ser usado quando não se deseja alterar a grafia da palavra sublinhada: "Ignorar tudo" faz com que todas as demais vezes que aquela palavra aparecer no texto sejam ignoradas. A opção "Adicionar ao dicionário" inclui a palavra em seu dicionário pessoal.
Linhas de alerta: As linhas vermelhas onduladas que sublinham os erros em um texto tornam mais difícil esquecer de corrigi-los antes de terminar o trabalho. Porém, se você apenas usar o botão direito do mouse para as correções, em vez de utilizar a caixa de diálogo do corretor ortográfico, não poderá adicionar palavras às definições de AutoCorrect (Autocorreção). Ao clicar com o botão direito, vá mais abaixo no menu até Autocorreção, escolha aí a ortografia correta e o Word irá adicioná-la à lista automática. Se não deseja guardar uma correção, seja uma já incorporada seja uma já adicionada, clique na opção Opções de Autocorreção, nesse mesmo menu: clique na correção para a desfazer só por esta vez, ou desative-a para que não apareça no futuro.
Pequenos delizes: Às vezes pode acontecer de cometermos erros de ortografia justamente onde eles mais saltam aos olhos: nos títulos e subtítulos de documentos. A razão mais comum para isso é fácil de corrigir: caso você tenha o hábito de grafar títulos em caixa alta e quando encontra neles um erro de ortografia que escapou da verificação ortográfica, acione a opção "Opções" do menu "Ferramentas", vá até a aba "Ortografia e gramática" e verifique se a caixa "Ignorar palavras em MAIÚSCULAS" está marcada. Se estiver, desmarque-a e seus títulos serão incluídos na verificação.
Documento Blocado: Se o seu documento estiver no estilo "blocado" (as linhas são todas do mesmo tamanho), pode ser que deseje hifenizar o texto automaticamente. Para isso:
1. No menu Ferramentas, aponte para Idioma e clique em Hifenização.
2. Marque a caixa de seleção Hifenizar o documento automaticamente.
3. Na caixa Distância tolerada da margem, insira o espaço entre o fim da última palavra em uma linha e a margem direita. Para reduzir o número de hifens, aumente a distância tolerada da margem. Para reduzir a irregularidade da margem direita, diminua a distância tolerada da margem.
4. Na caixa Limite de hifens consecutivos, insira o número de linhas consecutivas que podem ser hifenizadas.
5. Para impedir que o Word hifenize automaticamente parte do documento, selecione o texto e clique em Parágrafo no menu Formatar. Clique na guia Quebras de linha e de página e marque a caixa de seleção Não hifenizar.
AutoComplementar: A função "AutoCompletar" do Word permite que você insira itens inteiros (como datas e entradas de AutoTexto) quando digita alguns caracteres de identificação. Para obter uma lista completa das alterações de AutoFormatação, AutoCorreção e AutoCompletar que o Word efetua, clique em Inserir/AutoTexto/AutoTexto. Você pode facilmente ativar ou desativar esses recursos automáticos. Para ativar ou desativar o AutoCompletar, no menu Inserir, aponte para AutoTexto. Em seguida, clique em AutoTexto. Depois marque ou desmarque a caixa de seleção "Sugerir dica de AutoCompletar para AutoTexto e datas".
AutoTexto: É possível usar a função AutoTexto para automatizar o trabalho de digitar expressões ou siglas que você usa com regularidade em seus trabalhos. Veja como fazer isso:
1. Digite a expressão que deseja. Ex.: Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social - BNDES
2. Formate a expressão como você quer que ela apareça no texto
3. Selecione a expressão digitada
4. Tecle Alt+F3 para abrir a caixa de diálogo Criar AutoTexto
5. No campo "Atribua um nome à sua entrada de AutoTexto" digite a sigla pela qual o AutoTexto será chamado -exemplo: BNDES. Use no mínimo 4 dígitos para o nome
6. Dê OK.
Para alterar uma entrada de AutoTexto crie a nova entrada com o mesmo nome da antiga e o Word perguntará se você quer substituir a antiga pela nova.
Dicionário: Se você inclui ma palavra errada no dicionário do Word, clique em Ferramentas-Opções e depois na aba Ortografia e Gramática. Clique no botão dicionário, selecione o dicionário (o padrão é dicionario.dic) e clique em Editar. Agora, localize o termo errado.
Veja abaixo alguns atalhos de teclado que facilitam em muito o uso do Word:
Trabalhar com documentos:
Aperte as teclas
Para
F1
Abrir a Ajuda do Word. Este recurso só funciona com o Assistente do Office desativado
CTRL + O
Criar um novo documento do mesmo tipo do atual ou mais recente
CTRL + A
Abrir um documento
CTRL + W
Fechar um documento
ALT + CTRL + S
Dividir a janela do documento
ALT + SHIFT + C
Remover a divisão da janela do documento
CTRL + B
Salvar um documento
CTRL + L
Localizar texto, formatação e itens especiais
ALT + CTRL + Y
Repetir o comando Localizar (após fechar a janela Find and Replace)
CTRL + U
Substituir texto, formatação específica e itens específicos
CTRL + Y
Ir para uma página, um indicador, uma nota de rodapé, uma tabela, um comentário, um elemento gráfico ou para um outro local
ALT + CTRL + Z
Voltar para uma página, um indicador, uma nota de rodapé, uma tabela, um comentário, um elemento gráfico ou para um outro local
ALT + CTRL + HOME
Navegar por um documento
Ações e modo de exibição:
Aperte as teclas
Para
ESC
Cancelar a ação
CTRL + Z
Desfazer a ação
CTRL + Y
Refazer ou repetir a ação
ALT + CTRL + P
Alternar para o modo de exibição de layout de impressão.
ALT + CTRL + O
Alternar para o modo de exibição de estrutura de tópicos
ALT + CTRL + N
Alternar para o modo normal
CTRL + \
Mover-se entre um documento mestre e seus subdocumentos
Formatação de caracteres e parágrafos:
Aperte as teclas
Para
CTRL + SHIFT + C
Copiar a formatação do texto
CTRL + SHIFT + V
Aplicar a formatação copiada ao texto
CTRL + SHIFT + F
Alterar a fonte
CTRL + SHIFT + P
Alterar o tamanho da fonte
CTRL + SHIFT + >
Aumentar o tamanho da fonte
CTRL + SHIFT + <
Diminuir o tamanho da fonte
CTRL + ]
Aumentar em um ponto o tamanho da fonte
CTRL + [
Diminuir em um ponto o tamanho da fonte
CTRL + SHIFT + A
Formatar todas as letras com maiúsculas
CTRL + N
Formatar com negrito
CTRL + I
Formata com itálico
CTRL + S
Aplicar um sublinhado
CTRL + SHIFT + W
Sublinhar as palavras, mas não os espaços
CTRL + SHIFT + D
Aplicar duplo sublinhado ao texto
CTRL + SHIFT + H
Aplicar formatação de texto oculto
CTRL + 1
Aplicar entrelinhamento simples
CTRL + 2
Aplicar entrelinhamento duplo
CTRL + 5
Aplicar entrelinhamento de 1,5 linha
CTRL + 0 (zero)
Adicionar ou remover um espaço de uma linha antes de um parágrafo
CTRL + E
Centralizar um parágrafo
CTRL + J
Justificar um parágrafo
CTRL + G
Alinhar um parágrafo à direita
F11
Alinhar um parágrafo à esquerda
CTRL + M
Recuar um parágrafo à esquerda
CTRL + Q
Remover a formatação de parágrafo
CTRL + SHIFT + M
Remover um recuo de um parágrafo à esqquerda
CTRL + SHIFT + J
Criar um recuo deslocado
CTRL + SHIFT + T
Reduzir um recuo deslocado
CTRL + SHIFT + U
Aplica um estilo
ALT + CTRL + K
Inicia a AutoFormat
CTRL + SHIFT + B
Aplica o estilo Normal
ALT + CTRL + 1
Aplica o estilo Título 1
ALT + CTRL + 2
Aplica o estilo Título 2
ALT + CTRL + 3
Aplica o estilo Título 3
SHIFT + F11
Aplica o estilo Lista
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